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工程资料，是建设施工中的一项重要组成部分，贯穿于工程建设的全过程，是反映工程实体最终成果的重要文件，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。衡量一个工程的优劣，通常情况下是通过工程实体的反映，但是工程资料也是一个极其重要的环节。
建设工程是资源和智慧的结晶，对其投入的财力、物力和人力是巨大的，在整个施工过程中人们往往把注意集中在追求施工进度上，极易忽视工程资料管理工作，导致工程资料往往都存在着一定程度的缺陷。做好建筑工程资料管理，要针对其特点逐一分析、应对。
一、资料的全面性
建筑工程资料形成于工程实施的各个阶段，在工程项目建设前期阶段, 主要包括项目政府批文、用地批准、工程规划许可证、招标文件及施工（监理）等；在工程施工阶段，主要包括施工许可证、备案登记、技术核定、联系通知单、工程变更、材料检验、隐蔽工程验收、材料合格证明等资料；在竣工阶段, 主要包括与工程结算、决算等相关的资料。
这就要求建筑工程资料管理必须重视资料的全面性, 将工程资料管理工作贯穿于工程实施的各个阶段。加强思想教育和专业培训，提高有关人员对工程资料的重视程度，指派专人负责资料的管理和跟踪；提高专业技术人员的业务水平，定期收集及学习规范，明确各类资料的填写要求及标准，减少资料管理过程的失误，从根本上解决资料存在的问题。
二、资料的系统性
建筑工程资料管理是一项系统性的工作, 其资料管理工作涉及工程管理、机电安装、通风空调、装饰装修等方面的专业知识, 以及合同管理、造价管理、进度管理、安全管理、质量管理等领域知识，还有很多细小的项目,工程资料整理工作非常复杂。
因此，工程施工的资料除了要做到完整、准确、真实，工程资料管理还要严格按照《建设工程文件归档整理规范》的规定进行资料分类、立卷、造册、归档，杜绝资料管理杂乱无序，不仅可以方便查询, 也会减少材料的遗漏、丢失等问题。
三、工程资料的时效性
在建筑工程施工过程中, 需要及时收集各个环节产生的资料，做到资料与施工同步，而不是事后补做。及时收集各类审批环节产生的资料，保证资料上的签字、盖章真实有效，将其作为工程竣工结算的重要依据；及时上报、审核、下发和存档图纸会审资料、技术核定资料, 并及时归档整理资质报审、材料报审、隐蔽验收、质量检验等方面的工程技术资料。
工程资料的管理是一件比较繁琐复杂的工作，每个阶段都必须保持着严谨的工作态度，对每一个工作环节认真地进行核对，以免出现不应有的差错，造成不必要是损失。抓好资料管理，做到百密不疏，才能保证工程项目的顺利开展，企业才能获得良好的经济效益，实现更好的发展业绩。
                      （ 聂万忠）